プライバシーポリシー
京和行政書士オフィス（以下「当事務所」といいます。）は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守し、個人情報の適切な取扱いと保護に努めます。本プライバシーポリシーは、当事務所が取り扱う個人情報の取得、利用、管理、第三者提供等に関する方針を定めるものです。
1. 事業者情報
事業者名：京和行政書士オフィス
所在地：〒102-0083 東京都千代田区麹町4丁目5-21 麹町ビル 6F
電話番号：+81 3-6824-7591
メールアドレス：[email protected]
事業内容：行政書士業務（各種許認可申請、在留資格関連手続、契約書・書類作成支援、官公署提出書類の作成・提出代行等）
2. 取得する個人情報および取扱い
当事務所は、以下の個人情報を、適法かつ公正な手段により取得し、業務遂行に必要な範囲で取り扱います。
- 氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、性別、国籍、職業、勤務先等の基本情報
- 在留カード情報、旅券情報、家族構成、婚姻状況、学歴、職歴、収入状況等、各種申請・相談に必要な情報
- 本人確認書類、委任状、契約書、申請書類、添付資料その他業務上必要な書類に含まれる情報
- お問い合わせ内容、相談履歴、面談記録、通話記録、メール送受信記録
- ウェブサイトの利用に伴い取得されるアクセスログ、Cookie、端末情報、IPアドレス、ブラウザ情報等
当事務所は、要配慮個人情報を取得する場合、法令に基づき必要な同意を取得し、適切に取り扱います。
3. 個人情報の利用目的
当事務所は、取得した個人情報を以下の目的で利用します。
- 行政書士業務の遂行、各種申請書類・契約書・説明資料等の作成
- 官公署、関係機関、提携専門家等への提出・連絡・確認
- 在留資格、許認可、法人設立、相続、契約関連その他のご相談への対応
- 本人確認、依頼内容の確認、連絡、進捗報告、アフターサポート
- 報酬請求、入金確認、会計・税務処理、記録管理
- お問い合わせへの回答、資料送付、面談調整
- サービス品質向上、業務改善、統計分析、利用状況の把握
- 法令遵守、紛争対応、権利行使および防御
- 当事務所の案内、セミナー・お知らせ等の配信（必要な同意がある場合または法令上許容される場合）
4. 個人情報の取扱いに関する法的根拠
当事務所は、日本法上、個人情報の取扱いについて主として以下の根拠に基づき適法に行います。
- ご本人の同意
- 契約の履行または契約締結前の手続に必要な場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要な場合
- 国の機関、地方公共団体等への協力が必要な場合
- 当事務所の正当な業務遂行上必要な範囲で、かつご本人の権利利益を不当に侵害しない場合
なお、個人情報保護法上、利用目的の達成に必要な範囲内での利用、法令に基づく利用、委託、共同利用、第三者提供等は、法令に従い適切に行います。
5. 個人情報の第三者提供および共同利用
当事務所は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが困難な場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
- 国の機関、地方公共団体等への協力が必要な場合
- 業務遂行のため、委託先に必要な範囲で提供する場合
当事務所は、業務遂行のため、以下の相手方に個人情報を提供することがあります。
- 官公署、入国管理局、法務局、税務署、都道府県・市区町村等の行政機関
- 金融機関、郵送事業者、クラウドサービス提供事業者、IT保守事業者
- 弁護士、税理士、司法書士、社会保険労務士、通訳者等の外部専門家
- 依頼内容に応じて必要となる関係先
共同利用を行う場合は、法令に従い、共同利用者の範囲、利用目的、管理責任者等を別途公表または通知します。
6. 外国への個人データの移転
当事務所は、クラウドサービス、メールサービス、オンライン会議ツール等の利用に伴い、個人データが日本国外に保存・処理される可能性があります。その場合、当事務所は、個人情報保護法および関連ガイドラインに従い、適切な安全管理措置を講じます。
外国にある第三者へ個人データを提供する場合には、法令に基づき、当該第三者の個人情報保護制度、提供先の安全管理措置、本人同意の取得その他必要な措置を講じます。
7. 個人情報の保存期間
当事務所は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令で保存が義務付けられる期間に限り保有します。保存期間の経過後、または利用目的達成後は、速やかに消去または匿名化等の適切な措置を講じます。
- 業務記録、契約関連書類：法令、会計・税務、業務管理上必要な期間
- 申請書類・添付資料：案件の性質、法令上の保存義務に応じた期間
- お問い合わせ記録：対応完了後、合理的に必要な期間
- アクセスログ等：セキュリティ管理および不正防止のため必要な期間
8. ご本人の権利
ご本人は、個人情報保護法に基づき、当事務所が保有するご自身の個人データについて、以下の請求を行うことができます。ただし、法令上の制限がある場合や、当事務所の業務遂行上、正当な理由がある場合には、ご希望に応じられないことがあります。
- 開示の請求
- 内容の訂正、追加または削除の請求
- 利用停止、消去の請求
- 第三者提供の停止の請求
- 利用目的の通知の請求
- データポータビリティに関する情報提供の求め
- 処理の制限またはこれに準ずる措置の求め
- 異議の申立て
これらの請求を行う場合は、下記「12. お問い合わせ窓口」までご連絡ください。ご本人確認のうえ、法令に従って対応します。
9. 同意の撤回
ご本人は、同意に基づいて行われる個人情報の取扱いについて、いつでも同意を撤回することができます。ただし、撤回前に行われた取扱いの適法性には影響しません。また、同意の撤回により、当事務所が提供する一部サービスを継続できない場合があります。
同意の撤回をご希望の場合は、当事務所までご連絡ください。撤回後は、法令上必要な場合を除き、当該目的での利用を停止します。
10. 苦情・相談の申立て
当事務所の個人情報の取扱いに関する苦情、相談、開示等の請求については、下記窓口で受け付けます。また、個人情報保護法に基づく所定の手続に従い、適切に対応します。
なお、必要に応じて、個人情報保護委員会その他の関係機関への相談・申立てを行うこともできます。
11. 安全管理措置
当事務所は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、紛失等を防止するため、以下のような安全管理措置を講じます。
- 個人情報へのアクセス制限、権限管理
- パスワード管理、多要素認証、端末の暗号化等の技術的対策
- 紙媒体の施錠保管、持出管理、廃棄管理
- 委託先の選定および監督
- 従業者への教育・研修、秘密保持義務の徹底
- 事故発生時の報告・対応体制の整備
- 定期的な見直しと改善
当事務所は、個人情報の取扱いに関する内部規程を整備し、必要に応じて継続的な改善を行います。
12. お問い合わせ窓口
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情・相談は、以下までご連絡ください。
京和行政書士オフィス
住所：〒102-0083 東京都千代田区麹町4丁目5-21 麹町ビル 6F
電話：+81 3-6824-7591
13. プライバシーポリシーの変更
当事務所は、法令の改正、業務内容の変更、運用の改善その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを変更することがあります。変更後の内容は、当事務所のウェブサイトへの掲載その他適切な方法により公表し、掲載時または別途定める効力発生日から適用されます。
制定日：2026年3月30日